Il tuo nuovo cliente sta avviando un e-commerce e ti chiede i dati catastali della sede legale
È una situazione sempre più frequente.
Un imprenditore che sta avviando una società di e-commerce, commercio online, oppure il suo commercialista, contatta il coworking, il business center o in generale il fornitore della domiciliazione, spesso dopo aver accettato un preventivo e magari sottoscritto un contratto di domiciliazione chiedendo dell’immobile ove si sta domiciliando:
- foglio catastale
- particella
- subalterno
- categoria catastale
- raramente la visura catastale.
La domanda è spesso conseguenza di pratiche necessarie per avviare un’attività di commercio elettronico.
Ma i dati catastali sono realmente obbligatori?
Quali adempimenti servono per aprire un e-commerce?
L’apertura di un’attività di commercio elettronico comporta generalmente alcuni adempimenti fondamentali:
- apertura della partita IVA
- iscrizione al Registro delle Imprese
- iscrizione INPS
- presentazione della SCIA per il commercio elettronico
- eventuali autorizzazioni specifiche per particolari settori.
Molti imprenditori scoprono proprio in questa fase l’esistenza del SUAP e della SCIA e si rendono conto di non averne fatto menzione con il gestore del coworking a cui hanno richiesto un preventivo di sede legale o domiciliazione legale.
Cos’è la SCIA per un e-commerce?
Abbiamo scritto della SCIA, ma cos’è?
La SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) è la comunicazione attraverso la quale l’imprenditore informa la Pubblica Amministrazione dell’avvio dell’attività commerciale.
Per il commercio elettronico la SCIA è generalmente obbligatoria quando la vendita online rappresenta l’attività principale dell’impresa. La pratica consente l’avvio immediato dell’attività senza attendere un’autorizzazione preventiva.
Cos’è il SUAP?
Abbiamo scritto anche del SUAP, cos’è il SUAP?
Il SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) rappresenta il punto di accesso della Pubblica Amministrazione per le pratiche delle imprese.
La SCIA viene normalmente presentata in modalità telematica attraverso il SUAP competente per territorio, spesso utilizzando il portale Impresa in un Giorno.
La sede legale della società o ditta che si occuperà di e-commerce deve avere dati catastali?
Qui nasce il principale equivoco.
Per:
- costituire una società
- aprire una partita IVA
- trasferire una sede legale esistente
- registrare un’impresa presso la Camera di Commercio
Normalmente non è necessario indicare foglio, particella e subalterno dell’immobile utilizzato quale sede legale.
Nelle pratiche camerali viene infatti richiesto l’indirizzo completo nel formato:
- via
- numero civico
- CAP
- comune
- provincia.
La sede legale può quindi essere stabilita presso:
- coworking e business center
- studi professionali
- residenze dell’amministratore o di uno dei soci
- società di servizi.
In questi luoghi l’elezione della sede legale può avvenire senza che i dati catastali costituiscano un requisito ordinario della pratica.
Perché allora il commercialista chiede i dati catastali?
Nella maggior parte dei casi il commercialista sta lavorando non soltanto sulla sede legale e sulla richiesta del codice fiscale, ma sull’intero avvio dell’attività.
Quando viene predisposta infatti la SCIA o altre pratiche amministrative, può essere necessario verificare:
- la disponibilità dei locali
- la destinazione d’uso dell’immobile
- eventuali requisiti urbanistici
- la presenza di magazzini o depositi.
Per questo motivo alcuni professionisti richiedono preventivamente anche i dati catastali.
E-commerce senza magazzino: il caso più comune
Molte attività online moderne operano senza una vera struttura fisica, senza un magazzino di cui comunicare i dati catastali.
Pensiamo ad esempio a:
- dropshipping
- consulenza online
- software e servizi digitali
- marketing digitale;
- marketplace senza deposito merci
- attività svolte in smart working.
In questi casi la sede legale svolge principalmente una funzione amministrativa e societaria.
Quando i dati catastali possono diventare necessari?
Attenzione alla SCIA
Abbiamo letto prima cosa è una SCIA, chiarito che una società e-commerce può presentare la SCIA indicando:
- la sede legale
- la residenza dell’imprenditore
- il luogo di effettivo esercizio dell’attività amministrativa.
Se il coworking fornisce esclusivamente la sede legale, l’impresa dovrebbe evitare di presentare il coworking come:
- magazzino
- deposito
- laboratorio
- sede operativa.
In tali casi la comunicazione dei dati catastali al cliente dei dati catastali potrebbero diventare rilevanti e il gestore del coworking potrebbe non voler autorizzare tale utilizzo.
Procedura consigliata per i coworking
Quando un cliente legato all’e-commerce chiede i dati catastali:
- verificare per quale pratica occorrono
- accertarsi se l’attività dispone di magazzino o deposito
- verificare se il contratto prevede il solo servizio di sede legale o anche ufficio dedicato
- se il servizio contrattualizzato è solo sede legale, valutare se fornire una dichiarazione sostitutiva anziché la visura catastale
- evitare che il cliente utilizzi l’indirizzo come sede operativa o deposito senza autorizzazione contrattuale.
Conclusione
Per una società di e-commerce senza magazzino, domiciliata presso un coworking o un business center, i dati catastali sono raramente indispensabili. Diventano indispensabili quando la sede legale e il luogo di svolgimento dell’attività coincidono, verificare sempre la finalità della richiesta prima di condividere documentazione catastale dell’immobile.
Una buona clausola contrattuale
Nei contratti di domiciliazione potrebbe essere inserita una clausola simile:
“Il servizio è limitato all’elezione della sede legale e alla gestione della corrispondenza. Il Cliente dichiara di non svolgere presso l’indirizzo attività produttive, commerciali aperte al pubblico, attività di deposito merci o magazzino, salvo diverso accordo scritto.”
Questa formulazione chiarisce immediatamente la natura del rapporto.